A continuación, se expone el documento que regula las normas de funcionamiento del Canal Ética Comunicación y Denuncias de la Entidad. La aceptación del presente documento conlleva que el USUARIO:
- ha leído, entiende y comprende lo aquí expuesto
- asume todas las obligaciones aquí expuestas.
Las presentes Condiciones de uso tendrán un período de validez indefinido. La Entidad se reserva el derecho a modificarlas y/o actualizarlas en cualquier momento sin previo aviso, por lo que se recomienda revisarlas frecuentemente.
El cumplimiento de estas nos beneficia a todos.
Objeto de Canal
La Entidad ha implementado y puesto en marcha el presente Canal Externo de Ética Comunicación y Denuncias online que tiene por objeto constituir un mecanismo eficaz para fortalecer nuestro compromiso de comportamiento ético y responsable en las actividades y operaciones de esta entidad, a través de la colaboración de todos los empleados, colaboradores, clientes y terceros que actúen en nuestro nombre y/o por su cuenta o beneficio.
Este canal tiene por objeto que cualquier persona relacionada con la actividad de la Entidad pueda informar, comunicar o denunciar hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos implemente o tenga implementados para garantizar el cumplimiento de dichas normativas, así como el ejercicio de los derechos de protección de datos y la comunicación de irregularidades o riesgos en esta materia.
¿Quiénes deben informar, comunicar o denunciar través del Canal?
Cualquier trabajador, administrador, proveedor, colaborador o, asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad, y/o que actúe por cuenta y en beneficio que tenga conocimiento de hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos implemente o tenga implementados para garantizar el cumplimiento de dichas normativas, incluida la comunicación de posibles incidentes que puedan ser constitutivos de violaciones de seguridad al amparo de lo previsto en la normativa de protección de datos.
De igual modo, cualquier persona que tenga relación con a la entidad podrá solicitar los Derechos que le otorga la normativa de protección de datos.
¿Quiénes pueden ser denunciados a través del Canal de Denuncias?
Cualquier otro trabajador, administrador, proveedor, colaborador o, asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad que actúen por cuenta y en beneficio de esta, que haya realizado o cometido hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos implemente o tenga implementados para garantizar el cumplimiento de dichas normativas.
¿Qué se puede y debe comunicar o denunciar a través del Canal?
Con carácter general, a través del Canal Ética Comunicación y Denuncias cualquier usuario podrá informar sobre los siguientes aspectos
- Indicios, sospechas o evidencias de posibles incumplimientos normativos
- Delitos, comportamientos no éticos
- Incumplimiento de los protocolos, normas y códigos de conducta de la entidad
- Riesgos o incumplimientos en materia de Protección de datos
- Solicitudes del ejercicio de los derechos de Protección de Datos
En particular cualquier trabajador, administrador, proveedor, colaborador o, asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad, y/o que actúe por cuenta y en beneficio podrá informar, comunicar y denunciar:
Cualquier operación sospechosa, incidencia o riesgo en materia del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, así como toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos que implemente o tenga implementados la entidad en esta materia.
- Cualquier, indicio, sospecha o evidencia de comportamiento no ético, discriminatorio, contrario a la igualdad de las personas y posible acoso laboral y/o sexual.
Cualquier hecho, indicio, irregularidad, riesgo o incumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos y con carácter especial las violaciones o brechas de seguridad de las que pueda tener conocimiento, así como cualquier otra conducta contraria a los protocolos y procedimientos que implemente o tenga implementados la entidad en esta materia.
El canal para las violaciones de seguridad está limitada únicamente a la finalidad descrita ( comunicación de incidencias o acontecimientos que supongan o puedan suponer violaciones de seguridad), sin que en ningún caso se pueda configurar como el cumplimiento de la obligación de documentación de las violaciones seguridad previstas en el artículo 33 del Reglamento Europeo de Protección de Datos 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, previstas para las entidades responsables y encargadas del tratamiento.
También podrá utilizar este canal para solicitar cualquier petición o consulta sobre sus Derechos de Acceso, Rectificación, Supervisión o limitación con respecto a sus datos de carácter personal
A través de esta el USUARIO deberá concretar el derecho que ejercita y solicita, así como el alcance de este. Una vez registrada su petición o solicitud su entidad se pondrá en Contacto con usted para tramitar, atender las misma de conformidad con los procedimientos y requisitos previstos en la normativa de protección de datos.
Acceso al Canal y Forma de presentación de las comunicaciones, denuncias y solicitudes
Acceso al Canal: A través de la página web de Entidad podrá acceder al Canal Ética Comunicación y Denuncias pinchando el correspondiente enlace, el cual redirigirá al Usuario a la plataforma online que desempeña la función de Canal.
No se admitirá ninguna comunicación o denuncia que no se efectúe a través de este Canal.
Campos obligatorios:
Para poder formular la denuncia, comunicación y/o petición del Usuario deberá cumplimentar una serie de datos y paramentos relativos a la misma.
Si el Usuario no rellena todos paramentos requeridos la aplicación informática no le permitirá efectuar la comunicación, denuncia o solicitud.
Identificación:
Para poder tramitar y gestionar correctamente su comunicación o denuncia es altamente recomendable que se identifique son nombre y apellidos.
En caso de que el denunciante/ comunicante no se encontrara debidamente identificado, podría dificultar la tramitación e investigación, así como, complicar la activación de los mecanismos implantados para proteger los derechos de los denunciantes, lo que podría conllevar a que no se pudiera proceder a su correspondiente investigación.
Para poder solicitar cualquier petición o consulta sobre sus Derechos de Acceso, Rectificación, Supervisión o limitación con respecto a sus datos de carácter personal, la identificación es requisito indispensable para poder tramitar su solicitud.
Garantías del proceso de comunicación o denuncias
La entidad ha puesto en funcionamiento este Canal externo de Ética, denuncias y comunicación, gestionado por NIVORIA consulting, firma especializada en cumplimiento normativo para aportar las siguientes garantías fundamentales al proceso de comunicación / denuncia:
Confidencialidad y Protección de Datos
configuración del canal y la gestión de este bajo los principios de confidencialidad, protección de la información y cumplimiento de las más altas medidas de protección de datos personales, según la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal.
Conflictos de Interés e Independencia:
Protocolo externo e independiente para gestionar y controlar los posibles conflictos de interés y/o falta de independencia de las comunicaciones / denuncias recibidas
Protección del denunciante/ comunicante
Protocolo interno de gestión por parte de externo independiente para preservar la protección del denunciante.
Profesionalidad y Experiencia:
Profesionales expertos en cumplimiento normativo y prevención penal para un tratamiento y gestión adecuado de las comunicaciones / denuncias y su análisis experto, así como para preservar tanto los derechos del denunciante como del denunciado por hechos infundados o sin el principio de buena fe.
Registro Independiente y Externo:
se elabora un registro de las comunicaciones / denuncias como garantía de su tratamiento, gestión y no alteración de forma independiente y sin conflictos de interés por parte de experto externo.
Evidencia externa:
La entidad externa independiente anualmente emite el certificado / manifestación de los puntos anteriores, como evidencia independiente a la entidad de estos.
Información detallada de Protección de Datos de Carácter Personal
La entidad en cumplimiento de la normativa de Protección de Datos vigente comunica y pone a disposición del usuario la siguiente información sobre el tratamiento de sus datos a través de este Canal:
Responsable de Tratamiento:
El Responsable del Tratamiento de su Datos es esta Entidad. Asimismo, le informamos que los Datos de contacto del Responsable del Tratamiento y los de su Delegado/Responsable de Protección de Datos han sido previamente comunicados por la Entidad Responsable a los afectados a través de su política de comunicación del presente canal.
Esta Información también se encuentra a su disposición en la pagina web de la entidad y visible para todos los usuarios en el pie de correo electrónico y comunicaciones intercambiadas por la Entidad Responsable de Tratamiento.
Finalidades del Tratamiento:
Le informamos que los datos que nos facilite a través de este Canal externo de Ética, denuncias y comunicación serán tratados por la entidad con la única finalidad de tramitar las comunicaciones y denuncias, así como para investigar las mismas en los supuestos que sea procedente abrir un expediente de investigación.
Criterios de Conservación, Gestión y Custodia
Las comunicaciones recibidas a través del Canal, una vez recibidas, se asignan en un entorno seguro y confidencial, con acceso restringido a las personas responsables del cumplimiento normativo. La información relativa a la comunicación será mantenida, como norma general durante un año, dicho plazo podrá ser ampliado en función de los diferentes requisitos de conservación que establecen las normativas objeto de la comunicación, y/o por estar la investigación / análisis en curso, y/o para acreditar la diligencia de y obligación de las partes en la gestión y actuación de la comunicación.
Legitimación:
La legitimación para el tratamiento de sus datos se basa consentimiento prestado por el usuario al formular, una denuncia, comunicación o solicitud a través de este canal.
Destinarios:
No se ceden datos de carácter personal a terceros, salvo disposición legal, en estos supuestos, sus datos podrían ser comunicados a los jueces y tribunales en cumplimiento de la legislación vigente. Tampoco se realizan transferencias internacionales datos a terceros países.
Derechos:
Usted tienen derecho a obtener confirmación sobre el tratamiento de sus datos de carácter personal por parte de esta entidad. En concreto, usted tiene derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
En determinadas circunstancias, usted podrá solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, usted podrá oponerse al tratamiento de sus datos. En este caso, la entidad dejará de tratar sus datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o para el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
Procedimiento para su ejercicio:
Las personas afectadas podrán ejercitar y solicitar información sobre sus datos de carácter personal a través de este Canal externo de Ética, denuncias y comunicación, todo ello sin perjudico de las excepciones y limitaciones con respecto al ejercicio de estos Derechos que establecen determinadas normativas y especial la normativa vigente en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales, y/o dichos derechos se puedan ver limitados o restringidos en los supuestos de existencia de un interés legítimo para la entidad y siempre y cuando sea necesario para salvaguardar la integridad de la investigación y los hechos denunciados.
Confidencialidad:
La Entidad se compromete a guardar la confidencialidad con respecto a sus datos, y resto de información aportada por usted, así como los datos e información de las personas implicadas aporta por usted al tramitar la denuncia y/o comunicación a través de este Canal externo de Ética, denuncias y comunicación.